Mail merge là một công cụ vô cùng phổ biến và dễ sử dụng khi phải gửi một lượng thư lớn. Từ lâu, liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge cực kỳ quan trọng trong tin học văn phòng giúp bạn nhanh chóng tạo ra một lá thư, mail xin việc hay trong Word bằng cách hợp nhất những thông tin bạn có trong trang tính Excel.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng nhau tìm hiểu khái niệm và cách liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge ở những phần dưới đây.
Mail merge là gì?
Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là một tính năng soạn thư hàng loạt trong Word.
Ví dụ: Bạn muốn viết thư mời cho các khách mời đến dự tiệc, bạn đã có sẵn dữ liệu về họ cũng như thư mời nhưng bạn phải lại nhập từng tên khách mời vào từng lá thư. Thật là tốn thời gian đúng không nào?
Cách đơn giản lại tiết kiệm thời gian là sử dụng Mail merge để tự điền tất cả thư trong một nốt nhạc.
Ứng dụng của liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge
Đối với các doanh nghiệp thì Mail merge được coi như là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình. Mail merge được ứng dụng vào các hoạt động như gửi thư mời cho đối tác, khách hàng tham gia sự kiện của công ty, in giấy khen, giấy chứng nhận, viết mail thông báo , thư cảm ơn,… chỉ trong vài thao tác đơn giản.
Ngoài ra, tiện ích này có thể dùng để gửi lời chúc yêu thương đến nhiều người như ngày 8/3, 20/11, 20/10, Tết Nguyên Đán, thư chúc mừng ….
Cấu trúc của Mail merge
Để có thể dùng Mail merge, bạn cần chuẩn bị:
Nguồn dữ liệu khi liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge:
Tùy theo nội dung mà nguồn dữ liệu của Mail merge tùy biến. Những chi tiết tùy biến quan trọng có thể là:
- Họ và tên
- Địa chỉ người nhận trong Mail merge
- Tên các tổ chức, công ty, cá nhân, doanh nghiệp…
Và thường những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày trong một danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ người gửi được lập trình trong Microsoft Outlook hay được trình bày cụ thể trong Excel, Word, Access…
Nội dung cơ bản liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge
Có thể hiểu nội dung cơ bản ở đây như nội dung bạn thường thấy trên lá thư như họ tên người gửi trên phong bì, nội dung chính hay email…
Cách sử dụng liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge
Dưới đây là những thao tác chi tiết để liên kết dữ liệu Excel sang Word dùng Mail merge
Bước 1: Chuẩn bị 1 file Word và 1 file Excel
Bước 2: Chọn Mailings
Bước 3, 4, 5: Chọn Start Mail Merge -> Step by step Mail Merge Wizard….
Bước 6,7: Chọn mẫu hiện có, sau đó chọn Next Select Recipients
Bước 8: Chọn Browse…
Bước 9: Chọn sheet có lưu danh sách rồi chọn OK
Bước 10: Kiểm tra lại thông tin rồi chọn OK
Bước 11: Sau đó chọn Next write your letter
Bước 12: Chọn Insert Merge Field
Bước 13: Sau đó chọn tên
Bước 14: Chọn Next preview your letters…
Bước 15: Chọn Next complete the merge
Bước 16: Chọn Edit individual letters…
Việc cuối cùng là nhớ lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.
Vậy là chúng ta đã hoàn thành cách liên kết dữ liệu từ Excel sang Word dùng Mail merge mà không hề bỏ quá nhiều thời gian đúng không nào. Cùng bắt tay vào thực hành ngay nào. Chúng các bạn thành công nhé!
Discussion about this post