Hoá đơn điện tử là gì? Quy định về hoá đơn điện tử như thế nào? Hoá đơn điện tử được biết đến là một trong những giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp, công ty tiết kiệm đến 90% chi phí trong thời đại công nghệ. Đồng thời đây cũng là giải pháp lưu trữ an toàn, tuyệt đối bảo mật và tối ưu thời gian.
Hoá đơn điện tử là gì?
Việc chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử thay cho hoá đơn giấy là một việc làm vô cùng hiệu quả cho các doanh nghiệp thời hiện đại. Tuy nhiên, để phát huy tốt nhất hiệu quả của hoá đơn điện tử các công ty, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các vấn đề liên quan đến hoá đơn điện tử.
Khái niệm hoá đơn điện tử
Vậy hoá đơn điện tử là gì? Có bao nhiêu loại và quy định về hoá đơn điện tử như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Hoá đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp tất cả các dữ liệu, thông điệp điện tử về vấn đề cung ứng hàng hoá. Đồng thời đây cũng là phương tiện khởi tạo để lưu trữ, nhận, gửi và quản lý về mặt điện tử. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử được lập ra trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp, có cấp mã số thuế. Về giao diện điện tử, hoá đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính của tất cả các bên mua và bán theo đúng quy định của pháp luật.
Phân loại hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Trong đó phải kể đến như hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu và hoá đơn bán hàng. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử còn có các loại hoá đơn khác như phiếu thu bảo hiểm, thẻ, vé, tem,…
Những loại chứng từ thu phí dịch vụ của ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận chuyển quốc tế, chứng từ thu cước vận chuyển về mặt hàng không,… tất cả đều được liệt kê là một trong những loại của hoá đơn điện tử. Nội dung và hình thức của các loại hoá đơn điện tử này được lập theo quy định và thông lệ pháp luật quốc tế có liên quan.
Quy định về hoá đơn điện tử và những vấn đề đáng lưu tâm
Vậy hoá đơn điện tử có các quy định như thế nào để đảm bảo đúng pháp luật? Chúng ta tiếp tục tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Quy định sử dụng của hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử muốn đảm bảo đúng quy định của pháp luật phải thực hiện đúng các nguyên tắc sau: Số hoá đơn phải được xác định đúng về trình tự và liên tục về thời gian. Đồng thời, mỗi một hoá đơn điện tử chỉ được sử dụng và lập một lần duy nhất.
Đối với các loại hoá đơn được lập dưới dạng giấy nhưng được lưu trữ, truyền và xử lý dưới dạng điện tử thì vẫn không được liệt kê là hoá đơn điện tử. Mà thay vào đó, hoá đơn điện tử muốn có điều kiện giá trị về mặt pháp lý phải được đảm bảo đầy đủ các điều kiện dưới đây:
- Tất cả các thông tin có trong hoá đơn điện tử đều phải đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn từ khi thông tin được lập ra cho đến khi thông tin được lưu trữ.
- Thông tin có đầy đủ hay không, có bị thay đổi hay không là những tiêu chí đánh giá về tính toàn vẹn của thông tin. Bên cạnh đó cũng cần quan tâm đến hình thức hiển thị, lưu trữ và phát sinh trong quá trình trao đổi thông tin.
- Tất cả các thông tin có trong hoá đơn điện tử khi cần thiết có thể sử dụng và truy cập được dưới dạng hoàn chỉnh nhất.
Quy định về bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử
Không bắt buộc các công ty, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, năm 2020, chính phủ đã ban hành nghị định quy định về việc sử dụng hoá đơn điện tử. Nghị định chính phủ nêu rõ: Tất cả các cá nhân, tổ chức, cơ quan đáp ứng được đầy đủ cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin được khuyến khích sử dụng chứng từ và hoá đơn điện tử. Quy định này phải được áp dụng trước ngày 01 tháng 07 năm 2022.
Bên cạnh đó, nếu những tổ chức, công ty và doanh nghiệp đã thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hoá đơn tự in hoặc đặt in có hoặc không có mã số thuế. Hoặc các công ty, tổ chức, doanh nghiệp đã mua hoá đơn của các cơ quan thuế trước ngày 19 tháng 10 năm 2020 thì vẫn phải tiếp tục sử dụng những loại hoá đơn này đến hết tháng 06 năm 2022.
Sau ngày này, tất cả các doanh nghiệp, công ty, tổ chức phải thay đổi toàn bộ hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trên đây là những thông tin về hoá đơn điện tử là gì, các loại hoá đơn điện tử và những quy định về hoá đơn điện tử mà chúng tôi muốn giới thiệu đến cho bạn. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp ích được phần nào cho công việc của bạn.
Discussion about this post